Unterschiede zwischen Workflow und Workload
Das eigentliche Konzept von Geschäftsprozessen ist untrennbar mit den Konzepten von Workflow und Workload verbunden. Obwohl sie manchmal synonym verwendet werden, sind sie in der Praxis nicht synonym. Einfach gesagt, ein Workflow ist einfach ein Workflow. In der Praxis bedeutet dieses Konzept eine Beschreibung nachfolgender Aktivitäten innerhalb eines Geschäftsprozesses. Durch die Nutzung von Workflow werden wertvolle Erkenntnisse gewonnen, die die Grundlage für die Einführung von Änderungen und die Optimierung der Handlungsabfolge bilden – was wiederum als Workflow-Management bezeichnet wird.
Arbeitsbelastung wiederum ist Arbeitsbelastung. Dieser Begriff wird daher als Beschreibung für die Anzahl und Art der Aufgaben verwendet, die einzelnen Elementen eines Geschäftsprozesses zugeordnet sind. Ihre Verwaltung – d. h. das Workflow-Management – ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung zu kontrollieren und zu analysieren, was sich in spezifischem Wissen über die tatsächliche Arbeitseffizienz niederschlägt. Sowohl Workflow als auch Workload sind Schlüsselkonzepte für das effiziente Management eines modernen Unternehmens.
Der erste Schritt zur Steuerung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen besteht natürlich darin, sich ihrer Existenz bewusst zu sein, sie dann zu isolieren und gründlich zu analysieren. Leider schenken viele Unternehmen dem letzten Element zu wenig Beachtung. Mittlerweile lässt sich nahezu jeder Geschäftsprozess optimieren und jeder auf unterschiedliche Weise gestalten. Darüber hinaus werden bei der späteren Implementierung neuer Elemente im Bereich Automatisierung und Robotik weitere Optimierungen aufgrund geänderter Parameter und Fähigkeiten erforderlich sein. Fachleute empfehlen daher, vor der Einführung von Lösungen, die auf deren weitere Optimierung und Modellierung abzielen, eine tiefgreifende Analyse der Geschäftsprozesse im Unternehmen durchzuführen. Das Wiederholen fehlerhafter Managementschemata und deren Automatisierung ist für jedes Unternehmen eine enorme Zeit- und Ressourcenverschwendung. Darüber hinaus kann es auch das Vertrauen in den gesamten Prozess und seine Wirksamkeit negativ beeinflussen.
Automatisierung ist eine der besten Möglichkeiten, die Leistung eines Unternehmens relativ schnell zu verbessern – und das ohne große Investitionen und ohne drastische Änderungen im Betrieb. Darüber hinaus ermöglicht die geschickte Umsetzung auch eine bessere Nutzung der Humanressourcen. Mitarbeiter in einer solchen Situation können sich einfach darauf konzentrieren, kreative Lösungen wie Telefonie Dashboard und neue Möglichkeiten zu finden, konzeptionelle Arbeiten und andere Aufgaben zu erledigen, die Maschinen nicht übertragen werden können. Diese wiederum unterstützen die schnelle und effektive Umsetzung sich wiederholender Arbeiten.